Case study · Agence Schweiger, FranceÉtude de cas · Agence Schweiger, France

One small agency, one year.Une petite agence, un an.

How a publishing agency went from one inbox and a lot of memory to a workspace that keeps itself up to date, without changing the way its director works.Comment une agence d'édition est passée d'une seule boîte mail et de beaucoup de mémoire à un espace de travail qui se tient à jour tout seul, sans changer la façon de travailler de son directeur.

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Agence Schweiger sells book rights between publishers in Europe and North America. One director, hundreds of titles, publishers in a dozen countries, and years of contracts, royalty statements and invoices.L'Agence Schweiger vend des droits de livres entre éditeurs d'Europe et d'Amérique du Nord. Un directeur, des centaines de titres, des éditeurs dans une douzaine de pays, et des années de contrats, de relevés de droits et de factures.

I joined in January 2026 to run the digital side. The agency worked, and worked well, on its director's memory and his mailbox. Every order, every contract, every question from a publisher went through the same inbox and was answered by hand.J'ai rejoint l'agence en janvier 2026 pour en gérer le volet numérique. L'agence fonctionnait, et fonctionnait bien, sur la mémoire de son directeur et sur sa boîte mail. Chaque commande, chaque contrat, chaque question d'un éditeur passait par la même boîte et recevait une réponse écrite à la main.

The brief was not to replace any of that. It was to take the repetitive part off his desk, so that the knowledge stopped living only in one head, and so that the agency could keep running with fewer people.La mission n'était pas de remplacer tout cela. Elle était d'enlever la partie répétitive de son bureau, pour que le savoir cesse de vivre dans une seule tête, et pour que l'agence puisse continuer à tourner avec moins de personnes.

Where it startedLe point de départ

January 2026. Nothing was broken. Everything was manual.Janvier 2026. Rien n'était cassé. Tout était manuel.

What I set upCe que j'ai mis en place

Inside the tools the agency already had: its mailbox, its Google Drive, its website, and a Notion workspace.Dans les outils que l'agence avait déjà : sa boîte mail, son Google Drive, son site, et un espace de travail Notion.

01

One workspace, everything linkedUn seul espace, tout relié

Contacts, companies, books, orders, deals, contracts, royalty statements, financial documents: one place where each record points to the others. A publisher's page shows its people, its books, its deals and its last emails. Anything is found in seconds, by anyone.Contacts, sociétés, livres, commandes, ventes, contrats, relevés de droits, pièces financières : un seul endroit où chaque fiche renvoie aux autres. La page d'un éditeur montre ses personnes, ses livres, ses ventes et ses derniers e-mails. Tout se retrouve en quelques secondes, par n'importe qui.

02

A mailbox that files itselfUne boîte mail qui se classe toute seule

Every evening, a scheduled run reads the day's email, logs each exchange on the right contact's page, creates the contacts and companies it does not know, and keeps the durable facts on the company's page. Nobody types.Chaque soir, un passage programmé lit les e-mails du jour, consigne chaque échange sur la fiche du bon contact, crée les contacts et les sociétés qu'il ne connaît pas, et garde les faits durables sur la page de la société. Personne ne saisit rien.

03

Orders answered the same dayDes commandes traitées le jour même

An order placed on the website appears in the workspace with the books, the publisher and the person already matched. Missing PDFs are spotted and the requests to the selling publishers drafted. The reply to the customer is drafted too. Once sent, the order marks itself done.Une commande passée sur le site apparaît dans l'espace de travail avec les livres, l'éditeur et la personne déjà identifiés. Les PDF manquants sont repérés et les demandes aux éditeurs rédigées. La réponse au client aussi. Une fois envoyée, la commande se marque comme traitée.

04

The archive, sortedLes archives, triées

About 1,400 deals, each with its addenda and its representation contract; some 3,700 royalty-statement lines bound to the deal they cover; the contracts; more than 5,000 accounting documents. Filed in Drive, logged in the workspace. Split scans merged, thousands of duplicates set aside.Environ 1 400 ventes, chacune avec ses avenants et son contrat de représentation ; quelque 3 700 lignes de relevés de droits rattachées à la vente qu'elles couvrent ; les contrats ; plus de 5 000 pièces comptables. Classées dans Drive, consignées dans l'espace de travail. Scans morcelés fusionnés, milliers de doublons écartés.

05

The catalogue, kept in stepLe catalogue, tenu à jour

Which publisher holds which rights is set once in the workspace and pushed to the website. Missing covers, broken PDF links and duplicate titles are found and fixed by script, not by scrolling.Quel éditeur détient quels droits se règle une fois dans l'espace de travail et se répercute sur le site. Couvertures manquantes, liens PDF cassés et titres en double sont trouvés et corrigés par script, pas en faisant défiler des pages.

06

Fairs and documents, on demandSalons et documents, à la demande

For Frankfurt 2026, one page per book with the pitch, the author and the rights sold, built from the website. The exhibitor list pulled for prospecting. Catalogue PDF, commission invoices, activity reports, mailings, translations: a first draft produced, then checked by a person.Pour Francfort 2026, une page par livre avec l'argumentaire, l'auteur et les droits vendus, construite à partir du site. La liste des exposants extraite pour la prospection. Catalogue PDF, factures de commission, rapports d'activité, mailings, traductions : un premier jet produit, puis relu par une personne.

What changed.Ce qui a changé.

The director works the way he always has: in his mailbox, in French, English and German, with the publishers he knows. The systems run around him. What used to be typed, filed and looked up is now already there when he opens the page.Le directeur travaille comme il l'a toujours fait : dans sa boîte mail, en français, en anglais et en allemand, avec les éditeurs qu'il connaît. Les systèmes tournent autour de lui. Ce qui était saisi, classé et recherché est désormais déjà là quand il ouvre la page.

Just over half of the day-to-day admin now runs on its own. Orders are answered the same day. The agency runs with fewer people than before.Un peu plus de la moitié de l'administratif quotidien tourne désormais tout seul. Les commandes sont traitées le jour même. L'agence tourne avec moins de personnes qu'avant.

50%+ %+

Of the day-to-day admin runs on its own.De l'administratif quotidien tourne tout seul.

Same dayLe jour même

Every order on the website is answered, with its PDFs or a request for them.Chaque commande sur le site reçoit sa réponse, avec ses PDF ou une demande pour les obtenir.

102 hours heures

A translation the director used to spend a day on now takes a morning, in his own words, checked by him.Une traduction qui prenait une journée au directeur lui prend désormais une matinée, avec ses mots, relue par lui.

Testimonial to come.Témoignage à venir.
Christian Schweiger, director, Agence SchweigerChristian Schweiger, directeur, Agence Schweiger

How it was doneComment cela s'est fait

  1. In the agency's own accountsDans les comptes de l'agence

    Its mailbox, its Google Drive, its website, its Notion. Nothing new to subscribe to, nothing that stops working if I am not there. The agency owns all of it.Sa boîte mail, son Google Drive, son site, son Notion. Aucun nouvel abonnement, rien qui s'arrête si je ne suis pas là. Tout appartient à l'agence.

  2. One thing at a timeUne chose à la fois

    Each system was built, run by hand for a few weeks, then scheduled. Each one is written up so that anyone can read how it works and what it did last night.Chaque système a été construit, lancé à la main pendant quelques semaines, puis programmé. Chacun est documenté pour que n'importe qui puisse lire comment il fonctionne et ce qu'il a fait la nuit dernière.

  3. Accuracy before speedLa justesse avant la vitesse

    Every run logs what it did and what it skipped. Anything it is not sure of, a name, a company, a document in several pieces, is flagged for a person. Nothing is guessed.Chaque passage consigne ce qu'il a fait et ce qu'il a laissé de côté. Tout ce dont il n'est pas sûr, un nom, une société, un document en plusieurs morceaux, est signalé à une personne. Rien n'est deviné.

Your business is not a publishing agency.Votre entreprise n'est pas une agence d'édition.

The systems would be different. The way of working would be the same: look at what takes up your time, set up what already exists, hand it over. Two lines about your business and I'll tell you honestly what could help.Les systèmes seraient différents. La façon de faire serait la même : regarder ce qui vous prend du temps, mettre en place ce qui existe déjà, vous le remettre. Deux lignes sur votre entreprise et je vous dis franchement ce qui pourrait aider.

hello@vincentread.com I reply within one business day. English or French.Je réponds sous un jour ouvré. En français ou en anglais.
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